Kako odrediti prioritete na poslu?

To-do lista | Prioriteti | Odlaganje obaveza | Pretres planova | Emocije i posao

Jedan od najčešćih izvora stresa poslovnih ljudi je problem sa raspoređivanjem obaveza i poslovnih aktivnosti. „Kako odrediti prioritete u poslu“ je jedna od najčešćih tema na psihološkom savetovanju jer poslovna efikasnost značajno utiče na samopouzdanje i samovrednovanje, kao i vrednovanje osobe od strane okruženja.

U nastavku predstavljam glavne sporne tačke u određivanju prioriteta i dajem sugestije za njihovo rešavanje.

Zapišite sve obaveze i planove

Današnje poslovanje podrazumeva uglavnom mnogo različitih aktivnosti kako bi se videli dobri poslovni rezultati. Takođe, na mnogim stranama možete čuti besplatne marketinške i druge savete sa aktivnostima koje treba da sprovedete da biste unapredili poslovanje. Kako je takvih aktivnosti uglavnom dovoljno da bar jednu dnevno zaboravite, preporučujem da se držite pravila: sve što treba da se uradi, najpre treba da se nađe na papiru.

Najbolje je na početku radnog dana napraviti spisak svih aktivnosti (glavnu listu ili listu dana) koje su planirane ili samo željene za taj dan. Zatim probajte da predvitite okvirno vreme koje vam je za to potrebno sa sve pauzama. Potom ispomerajte njihov redosled prema važnosti i obavezenosti izvršavanja. Kraj sebe uvek treba imati i pomoćnu listu sa aktivnostima koje radite kada imate više vremena (primer: pretraživanje određene teme koja bi mogla biti korisna za poslovanje)

Klasifikujte obaveze - poređajte ih po važnosti

Jedan od glavnih problema osoba koje se žale na previše obaveza je činjenica da te obaveze i aktivnosti drže u glavi i da one nisu klasifikovane, razvrstane. Tada deluju znatno veće, kompleksnije i predstavljaju psihološki pritisak.

Kada ste u prilici da planirate aktivnosti za duži vremenski period, da pravite presek poslovanja i nove planove (poslovanja, razvoja ili marketinga) sastavite novu listu aktivnosti. To može da bude na mesečnom, kvartalnom ili godišnjem nivou. Napravite plan u tabeli i odvojite nazive obaveza:

• aktivnosti,
• opise,
• vreme izvršenja,
• cenu (ako je ima),
• saradnike (ako su potrebni)...

Takvu listu dobro proučite i klasifikujte sve aktivnosti dodavanjem cifre ili boje markerom koja će označavati prioritet.

Iako smo daleko zagazili u digitalizaciju, iskustvo je pokazalo da sve planove treba imati pred sobom u štampanom obliku. Tada se daleko pre uvaži značaj klasifikacije i planiranja nego ako liste stoje uredno sačuvane u nekom folderu na računaru.

Glavne smernice sa prioritetima treba izvući na manje papire i držati na vidnom mestu.

Odlaganje obaveza i traženje izgovora

Sledeći problem koji se javlja kod osoba koje za sebe smatraju da nisu dovoljno efikasne, da nisu dovoljno postigle ili da jednostavno imaju previše obaveza je – odlaganje obaveza. Odlaganje može da znači da samo trenutno niste spremni da prihvatite posledice neke aktivnosti, da ste umorni ili iscrpljeni. Ipak, najčešće se radi o sklonosti ka odlaganju aktivnosti koje su razvojnog karaktera i koje zaista mogu da unaprede vaše poslovanje.

Najjednostavniji savet bi glasio – nemojte to da činite. Sve što možete da uradite odmah - uradite odmah.

Sklonost ka odlaganju obaveza može da govori o psihološkim problemima koji se kriju iza toga. Kako njih ima više, nećemo dalje ulaziti u temu, ali je važno reći da kada osoba prepozna kod sebe da ima sklonost ka odlaganju obaveza i planova, treba da potraži psihološku pomoć kako bi otklonila obrasce ponašanja i psihološke mehanizme koji ometaju napredak u poslu i lični razvoj.

Određivanje poslovnih obaveza

Delegiranje obaveza je važna stavka koju pominjem ukratko jer je tema za sebe. Kada se poslovanje širi i postaje kompleksnije, obično postaje neophodno da se uvede u posao još ruku/glava. Odlaganje tog procesa obično znači i usporavanje poslovanja. Kada postoje okolnosti koje dozvoljavaju delegiranje obaveza iskoristite ih, bez obzira na to što biste možda sve stigli sami. Samo tako stvarate mogućnosti za napredak u poslovanju koji će biti merljiv.

Pretres i odbacivanje obaveza i/ili planova

Pojedine obaveze ili poslovne aktivnosti sa pređašnjih lista se na tim listama nalaze zato što postoji navika ili uvreženo mišljenje o njima. Povremeno treba napraviti pretres poslovnih aktivnosti u smislu efikasnosti i rezultata koje su do sada postignuti na određeni način. Samim gomilanjem obaveza često se smanjuje njihova efikasnost jer se gubi vreme, energija i fokus. Povremeno isključite aktivnosti koje se nisu pokazale dovoljno efikasnim. Tada ćete imati više vremena da se fokusirate na aktivnosti koje su se bolje pokazale.

Emocijama nije mesto u poslu!

Jedan od glavnih neprijatelja efikasnog poslovanja i određivanja prioriteta u poslu su emocije. Kako pozitivne (na primer volite svoje kolege, izlazite previše u susret), tako i negativne (ne volite određene aktivnosti, kolege ili hijerarhiju na poslu).

Emocije treba maksimalno isključiti u poslovnoj sredini jer je to jedan od glavnih kamena spoticanja u poslovanju. Efikasno poslovanje podrazumeva akcenat na logici, konstruktivnosti i rešavanju problema, dok emocije stvaraju čitav niz prepreka na tom putu, te retko odvaraćaju od posla i ciljeva.

Kada postoji problem sa stavljanjem emocija u stranu, odnosno kada postoji problem sa emotivnim nabojem koji remeti radnu atmosferu i efikasnost na poslu, treba se obratiti psihološkom savetniku.

Psihološko savetovanje, već kroz par seansi, uspešno rešava probleme negativnog emotivnog naboja na poslu i u vezi sa poslom. Osoba se nakon seansi oseća znatno mirnije, skladnije i spremnije da ostvaruje svoje lične i poslovne ciljeve.